Guía para donar sus documentos personales o familiares a un depósito
Durante milenios, los registros escritos han demostrado ser claves esenciales para el pasado. A través de cartas, diarios y escritos no publicados de muchos tipos, y también mediante los registros audibles y visuales de épocas recientes, los investigadores han podido estudiar y entender mucho acerca de la historia de familias, comunidades, empresas y organizaciones particulares, la historia de sucesos específicos y tendencias sociales más amplias, y la historia de los Estados Unidos en general.
Cartas, diarios, fotografías y demás materiales recopilados a lo largo de los años proveen información vital y única relacionada con su vida o con la historia de su familia. Y aunque es obvio que estos documentos le interesan a usted, también podrían ser importantes para su comunidad, estado o nación. Ya sea que los miembros de su familia hayan obtenido cierta fama o no, ellos han contribuido al legado de cierto lugar y cierto tiempo. Cuando usted dona sus documentos personales o los de su familia a un depósito de manuscritos, la historia de su familia se convierte en parte de la memoria colectiva de su comunidad.
¿Qué es un depósito y qué puede hacer por usted?
Los depósitos de manuscritos (también llamados archivos, sociedades históricas y bibliotecas de colecciones especiales) preservan con todo cuidado las colecciones de materiales escritos, visuales y auditivos creados por ciudadanos individualmente, tanto del pasado como del presente. Dichos depósitos garantizan que estos documentos personales y familiares estarán disponibles para las investigaciones de las generaciones venideras.
Un depósito de manuscritos está dirigido por profesionales (archivistas, curadores o bibliotecarios), cuya prioridad es preservar los materiales históricos. Ellos pueden hablar con usted acerca del valor histórico de sus documentos, y asesorarle sobre cual depósito sería el más apropriado para sus documentos.
Si sus documentos personales o los de su familia se consideran adecuados para las colecciones de un depósito, y usted está de acuerdo en donar dichos documentos, estará en posición de obtener muchos beneficios. El depósito puede proporcionar a sus documentos un almacenamiento seguro, con control ambiental, y puede supervisar el manejo y el uso adecuados; e igual de importante, puede permitir tanto a usted como al público académico el acceso a investigaciones sobre el contenido de los documentos. En el futuro, los investigadores, que incluyen estudiantes, profesores, genealogistas, periodistas y muchos otros, podrían descubrir que sus documentos son interesantes y valiosos para su trabajo.
Qué puede preservar
La mayoría de los depósitos aceptan donativos que van desde un artículo hasta docenas de cajas. No es necesario tener organizado el material; no es necesario que sea “antiguo”y no tiene que relacionarse con una persona, suceso u organización famosa para que tenga importancia histórica. Sin embargo, por lo general los depósitos están más interesados en un cuerpo de material que sea coherente más que en artículos individuales; las fotografías, las cintas de audio y las películas deben estar identificadas. Usualmente los depósitos piden que no se les envíe por correo o se les entregue material histórico sin antes consultar con su personal; el depósito debe evaluar todo el material que se les ofrezca y pedir que el donador firme un contrato de donación. ¿Es necesario que usted “seleccione” los documentos o que los reorganice?
Los archivistas son expertos en la identificación de materiales que se deben transferir a un depósito o biblioteca de manuscritos. Puesto que el valor de investigación de los registros puede reducirse si se retiran artículos o si se reacomodan los registros, se exhorta a los donadores a que se pongan en contacto con el personal del depósito antes de reducir, desechar o reorganizar sus documentos y registros.
Ejemplos de material con valor histórico.
Aunque es importante que se permita al personal del archivo que estudie los documentos o registros para poder determinar los materiales que tienen valor histórico perdurable, a continuación se enumeran los tipos de materiales que a menudo son valiosos para un investigador. Estas listas, que son sugerencias y no son definitivas, ilustran la variedad de documentos que a menudo es útil para la investigación histórica y administrativa.
Entre los tipos de materiales de los documentos personales y familiares que interesan a los investigadores se encuentran:
- Cartas
- Recuerdos/reminiscencias
- Diarios
- Álbumes de recortes/álbumes de fotos
- Documentos profesionales
- Información genealógica
- Discursos/conferencias
- Registros de negocios
- Registros arreglados por sujeto
- Documentos legales
- Minutas/informes
- Folletos y volantes
- Fotografías (identificadas)
- Películas/videos/cintas de audio (identificadas)
También son interesantes los archivos que se relacionan con las actividades cívicas, comerciales, religiosas, políticas y sociales de la persona.
Todas las iglesias, organizaciones políticas, empresas, grupos de interés económico, grupos comunitarios, asociaciones de voluntarios, asociaciones profesionales y otras empresas colectivas generan registros que documentan su propósito, sus políticas y sus actividades. Una persona o una familia puede tener los registros de dicha empresa u organización, y este material también podría ser importante. Además de los documentos y los registros, algunos archivos (o sus museos o bibliotecas afiliadas) también recopilan artefactos, obras de arte, libros, mapas y música.
¿Aceptará el depósito todo lo que le ofrezca?
Aunque un depósito no puede aceptar todo lo que se le puede ofrecer (debido a limitaciones de personal y de espacio o porque los documentos no quedan dentro de la misión de colección de la institución en particular), aproveche la oportunidad de revisar el material; si no es adecuado para un depósito, tal vez exista otro al cual lo pueden recomendar. Sin embargo, algunos materiales pueden tener más valor sentimental que histórico, y la persona o la familia debe conservarlos.
Donación de documentos personales o familiares a un depósito
Los archivistas son quienes mejor le pueden ayudar si hace una cita con anticipación. Si no está seguro de cómo comunicarse con un depósito en su área, puede comenzar platicando con alguien de su sociedad histórica estatal o de los archivos estatales. La Society of American Archivists (info@archivists.org) también le puede ofrecer sugerencias.
Donativos
La mayoría de los archivos sólo puede invertir materiales y mano de obra en la preservación de documentos que le pertenezcan. Por lo tanto, muchos archivos aceptan donativos de documentos individuales o familiares, pero no aceptarán dichos materiales como depósito o préstamo. Se pide a los donadores que firmen un contrato de donación, el cual significa formalmente que los documentos pasan a ser propiedad de los archivos.
Acceso a las colecciones
Una vez que se dona el material a un depósito, no se circula, con el fin de garantizar su preservación durante todo el tiempo que sea posible. El acceso a los documentos donados se rige por las políticas por escrito del depósito acerca de la disponibilidad, la duplicación de fotografías y la publicación. Antes de finalizar el contrato de donación, el donador en potencia debe familiarizarse con dichas políticas y comentar con el curador cualquier necesidad o inquietud especial.
Limitaciones al acceso
El donador no debe quitar el material confidencial que pueda existir en los documentos individuales o familiares. Más bien, el donador debe comentar con el archivista la posibilidad de limitar parte de la colección para proteger la privacidad del donador o de otros. Aunque los archivos desean que todos los documentos sean de acceso libre para los investigadores, usualmente estarán de acuerdo en establecer limitaciones razonables y equitativas por periodos de tiempo limitado.
Derechos de autor
La cesión de los derechos de autor es un asunto complejo, y usted debe trabajar con el personal del depósito para aclarar cuestiones de la propiedad de los derechos de autor. Por lo general, los derechos pertenecen al creador de los escritos y de otros materiales originales (como fotografías y música), pero se pueden transferir legalmente a herederos u otras personas. Además, la propiedad de los derechos de autor se puede separar de la propiedad del artículo físico (la carta o la fotografía). A menudo, los curadores piden a los donadores que donen no sólo los documentos físicos, sino también cualquier derecho de autor que pueda tener el donador. Esta solicitud se hace para facilitar que los investigadores puedan usar citas de los documentos en su trabajo.
Regalos condicionales
En general, el depósito no puede prometer que los materiales donados se colocarán en una exhibición o se usarán de otra manera específica como una condición para aceptar el regalo.
Valuaciones monetarias para deducciones de impuestos
En ciertas circunstancias, puede ser posible que el donador haga una deducción de impuestos por donar una colección de manuscritos a un depósito. Se exhorta a los donadores para que comenten esta posibilidad con sus contadores o abogados fiscales. Los curadores no pueden dar una asesoría fiscal, ni se les permite hacer la valuación monetaria de una colección. Tal vez puedan ofrecer a los donadores una lista de los valuadores de manuscritos locales que pueden hacer valuaciones monetarias para el donante, por cierta cuota. Depende del donador hacer los arreglos y correr con los gastos de dicha valuación, aunque el depósito pondrá la colección a disposición del valuador que contrate el donador.
Donativos monetarios
La mayoría de los archivos son instituciones sin fines de lucro. La preparación de los documentos para uso de los investigadores es la operación más cara de un depósito. Aunque es raro tener un requisito de subvención para aceptar una colección, se exhorta a los donadores que puedan apoyar a los depósitos mediante subvenciones para preparar, catalogar y conservar sus donativos de documentos a que den su apoyo.
Fundada en 1936, la Society of American Archivists es la asociación profesional relacionada con archivos más grandes y más antiguos a nivel nacional en América del Norte. La misión de la SAA es atender las necesidades de educación e información de más de 5,400 miembros individuales e institucionales y colaborar en el liderazgo para garantizar la identificación, la preservación y el uso de los registros que tengan valor histórico.
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