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Guía para donar los
registros
de su organización
a un depósito
El corazón de la memoria de su organización se
encuentra en sus registros. Si su organización valora
su historia, usted debe actuar para rescatar cartas,
minutas, informes, fotografías,
publicaciones
y demás documentos
originales que con los
años han sido generados
y recopilados por
funcionarios, miembros,
directorios, empleados o
voluntarios. Estos documentos
ofrecen un testimonio
único de los logros
de su organización.
Dichos materiales
también son extremadamente
valiosos para fines
administrativos, legales,
fiscales y de relaciones
públicas. La historia de
su organización también
es importante para su
comunidad. Al donar los
registros de su organización
a un depósito de
archivo, usted garantizará que su historia y su legado
sean parte para siempre de la memoria colectiva de la
comunidad.
¿Qué puede ofrecerle un depósito?
Un depósito de archivo es un lugar donde los archivistas
y curadores profesionales cuidan y preservan
documentos que tienen importancia histórica. Los
depósitos históricos, también llamados archivos, se
encuentran con frecuencia en agencias históricas o
bibliotecas cuya misión es garantizar la protección y
facilidad de acceso de los materiales que alojan. Un archivo
puede ofrecer un almacenamiento seguro contra
el medio ambiente para los registros inactivos, y por lo
tanto liberar un espacio valioso para las operaciones
comerciales actuales. Un depósito de archivo puede
proteger los registros al controlar su manejo y uso. Lo
más importante es que puede permitir el acceso a la información
de los registros para la investigación, tanto
de los miembros de su organización como del público
en general. Al guardar los registros en un depósito de
archivo usted da un paso importante para su preservación,
y conserva los recuerdos que contienen.
¿Qué documentos se deben guardar en
un depósito de archivo?
Muchos de los registros generados en una organización
tienen valor a largo plazo. Un depósito tiene
interés en los registros que ilustran mejor el propósito,
las actividades y las políticas de su organización. En
general, dichos documentos representan un “producto
final”; por ejemplo, un
informe final en lugar
de un borrador. Los
archivos están más interesados
en grupos de
materiales relacionados
que en elementos individuales.
Los registros
deben estar inactivos;
es decir, que ya no se
usen regularmente
para las operaciones
comerciales de rutina.
Antes de transferir los
registros a un depósito
de archivo, el archivista
debe estudiar los
documentos de su
organización para determinar
los materiales
que tienen un valor
histórico perdurable.
Puesto que el valor de investigación de los registros
puede disminuir si se retiran o reacomodan elementos,
los registros no deben reducirse, desecharse o
reacomodarse antes de que los examine un archivista.
A continuación enumeramos algunos de los tipos de
documentos que guardan los depósitos de archivo
para la investigación histórica y administrativa:
- Registros arquitectónicos
- Artículos de la constitución de la empresa,
escrituras
- Grabaciones en audio
- Presupuestos
- Estatutos y revisiones
- Recortes de periódicos
- Constitución y revisiones
- Correspondencia de los funcionarios
- Directorios
- Estados financieros
- Manuales
- Documentos legales
- Memorandos
- Minutas de juntas
- Listas de afiliados
- Películas y grabaciones de video
- Boletines y otras publicaciones (generadas por
la organización)
- Organigramas
- Folletos, volantes, etc.
- Fotografías
- Documentos de planeación
- Boletines de prensa
- Informes (anual, de comités, etc.)
- Listas de empleados
- Álbumes de recortes
- Discursos
- Expedientes por materias
- Declaraciones de impuestos
Es posible que el depósito no acepte todo lo que se le
ofrezca debido a limitaciones de personal y de espacio.
El archivista le puede ayudar a determinar los documentos
o materiales que se ubican dentro del alcance
del depósito. Si los registros de su organización no son
adecuados para un depósito, tal vez exista otro al cual lo
pueden recomendar.
¿Cómo es la operación de un archivo?
Los archivos son dirigidos por profesionales, cuya prioridad
principal es el preservar los materiales históricos
y dejarlos
disponibles
para su uso.
Si su organización
dona sus
registros, el
personal de
ese depósito
será el
responsable
de cuidar
los registros
y seguirá
trabajando
con su organización cuando use los registros y cuando
periódicamente agregue más a la colección.
Sientase en la libertad de ponerse en contacto con el
archivista de una biblioteca local, universidad, sociedad
histórica o museo para conocer los detalles acerca de
sus operaciones de archivo. La Society of American Archivists
(info@archivists.org) también le puede ofrecer
información y sugerencias.
Donativos
a una empresa; en general no puede invertir materiales
y mano de obra en la preservación de elementos que no
le pertenecen. No ser dueño del material limita enormemente
la capacidad del archivo para cuidar los registros
de manera adecuada. El depósito le presentará un contrato
donde se definen las condiciones de la relación de
mutuo acuerdo de todos los involucrados.
La mayoría de los depósitos no puede prometer que los
materiales donados se usarán de una manera específica
como una condición para aceptar el regalo. Muchos
archivos usarán los materiales en sus colecciones para
exhibiciones que cumplen con normas con el fin de
garantizar la protección de los registros. El depósito no
puede garantizar uso de ninguna colección de materiales
para una exhibición o investigación específica.
Si su organización es un negocio que aún esta activo, lo
mejor es hacer donativos periódicos de los registros. Los
archivistas hablarán con usted los intervalos adecuados
para realizar estos donativos. Con el fin de garantizar el
contacto con regularidad, su organización puede asignar como uno de los deberes de alguno de sus funcionarios
la transferencia periódica de los registros inactivos.
Acceso a las colecciones
por las políticas escritas del depósito acerca de la
disponibilidad, la duplicación de fotografías y la publicación.
Antes de finalizar el convenio de donación,
el archivista o curador debe comentar las políticas de
acceso al depósito con un representante designado de
la organización, así como cualquier necesidad o inquietud
especial de la organización donadora.
Los registros de la organización pueden contener
materiales confidenciales. Con el fin de proteger la privacidad
de las personas o los secretos comerciales, tal
vez sea necesario comentar las limitaciones al acceso
a ciertas partes de la colección. Aunque los archivistas
desean que todos los documentos sean de acceso libre
para los investigadores, usualmente estarán de acuerdo
en establecer limitaciones razonables por un período
de tiempo definido.
Derechos de autor
La cesión de los derechos de autor es un asunto
complejo, y la organización debe hablar acerca de
los detalles de la propiedad de los derechos antes de
finalizar un contrato de donación.
Deducciones de impuestos
Su organización debe hablar con su contador o abogado
fiscal sobre la posibilidad de obtener una deducción
de impuestos por donar materiales a un depósito
de archivo. Los archivistas no pueden ofrecer asesoría
fiscal y no pueden valuar el valor monetario de una
colección. Ellos le podrán ofrecer a su organización
una lista de valuadores que pueden hacer valuaciones
monetarias de los materiales de la organización, por
un costo. La organización donadora es la que hace los
arreglos y corre con los gastos de dicha valuación.
Donativos monetarios
La mayoría de los archivos son instituciones sin fines
de lucro. El acomodo y la descripción de una colección
es la operación más cara de un depósito. Se
exhorta a las organizaciones que puedan apoyar a los
depósitos mediante subvenciones para ayudar a sufragar
los costos de preparar, catalogar y conservar sus
donativos de registros a que den su apoyo. Algunos
archivos requieren ayuda financiera para mantener una
colección.
Fundada en 1936, la Society of American Archivists es la asociación profesional relacionada con archivos más grandes y más antiguos a nivel nacional en América del Norte. La misión de la SAA es atender las necesidades de educación e información de más de 5,500 miembros individuales e institucionales y colaborar en el liderazgo para garantizar la identificación, la preservación y el uso de los registros que tengan valor histórico.
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